생산성 있는 회의란

오늘은 XR 정책 해커톤 지원 신청 마지막 날이라 같은 조원들끼리 모여서 마지막 검토 및 회의를 진행했습니다. 결론부터 말하자면 준비되지 않은 회의는 시간이 아주 오래 걸리며, 회의의 방향성을 잡는 것은 무엇보다 중요하다는 것을 새삼 깨달았습니다. 사실 이 해커톤에 지원하기로 생각한 것이 얼마 되지 않았기 때문에 준비할 시간이 많이 없어서 다 같이 모여 브레인스토밍을 통해서 구체화하기로 하였습니다. 하지만 주제 자체가 그렇게 단순하진 않았기 때문에 큰 갈래를 잡는 것도 만만치 않았으며, 생각보다 많이 헤매기도 하여 시간을 많이 먹었습니다.

 

요즘 많이들 비대면으로 회의를 진행하곤 합니다. 그리고 이것들이 밈으로서 유튜브에 많이 활용되기도 하죠. 그런 것들을 볼 때마다 참여하지 않고 노는 사람들을 풍자하고 혹은 여러 가상화면들을 이용해서 열심히 일하는 척 보이기도 하죠. 사실대면회의를 할 때도 그런 일들이 있지 않을까 생각이 들었습니다. 눈은 뜨고 있지만 다른 생각을 하는 사람들도 있고, 주제에서 벗어나 다른 얘기를 하는 사람들도 있는가 하면 애초에 참석하지 못하는 사람들도 있기 마련입니다.

 

이번엔 매우 급박스러운 상황이었기에 회의의 양질에 대해서는 사실 크게 할 말이 없습니다. 준비를 해오지 못했을 뿐더러 목적 역시 일단은 제출이었기 때문에 큰 도움이 되진 못했던 것 같습니다. 하지만 다음에 어떤 조별과제나 모임에서 생산성을 가지려면 어떻게 해야하는지 생각해보게 되었습니다. 우선, 회의를 함에 있어서 장기 주제도 중요하지만 당장 그 회의를 통해 얻어야만 하는 것을 명시해주고 반복적으로 암시해주어야 합니다. 사람은 어쩔 수 없이 집중도가 떨어질 수 밖에 없고 다른 길로 샐 수 있기 때문에 적절한 휴식시간을 가지는 것도 방법이지만 회의의 목적을 정확하게 인지할 수 있도록 이끌어야 합니다. 그리고 회의의 참여를 위해서라도 미리 준비해오는 것은 필수입니다. 솔직히 준비해오지 않아도 다른 사람의 의견을 피드백하거나 생각을 주고 받는 등 참여할 순 있지만 그것은 어려운 과제에 대한 회의에서는 전혀 도움이 되지 않습니다. 피드백이나 자기 생각보다는 특정한, 구체적인 자료에 기반한 의견이 더 중요할 것이기 때문입니다.